Microsoft-365-News April 2026: Microsoft begann den Rollout, mit dem sich individuelle Zugriffsrechte für vertrauliche Office-Dateien direkt im Browser festlegen lassen. Für KMU mit SharePoint und OneDrive kann das einen häufigen Medienbruch beseitigen.
Am 14. April 2026 meldete Microsoft den beginnenden Rollout. Die Freischaltung im eigenen Microsoft-365-Mandanten muss deshalb vor der Einführung geprüft werden.
Was im April neu war
Word, Excel und PowerPoint im Web erhalten Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungen mit individuellen Rechten für Personen oder Domänen. Die Rechte lassen sich nun im Browser vergeben und ändern. Vorher erforderte das einen Wechsel zur Desktop-Anwendung. Das beschreibt die Microsoft-Ankündigung vom 14. April.
Ein sinnvolles Beispiel ist eine vertrauliche Kalkulation für ein gemeinsames Angebot. Der zuständige Mitarbeiter entscheidet beim Kennzeichnen der Datei, welche konkret benannten Projektbeteiligten darauf zugreifen dürfen. Die Schutzentscheidung bleibt damit Teil des Arbeitsablaufs im Browser.
Voraussetzungen klären
Microsoft verlangt eine Lizenzierung, die Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen unterstützt, aktivierte Bezeichnungen für SharePoint und OneDrive sowie mindestens eine passend konfigurierte Bezeichnung mit benutzerdefinierten Rechten. Die Lizenzanforderungen entsprechen laut Ankündigung denen der verschlüsselnden Bezeichnungen in den Desktop-Anwendungen. Eine allgemeine Microsoft-365-Lizenz allein ist deshalb kein ausreichender Nachweis.
Vor der Einführung sollte unser Team die benötigten Funktionen anhand Ihrer konkreten Lizenz und vorhandenen Schutzregeln abgleichen. Ein verständlicher Name für die Bezeichnung und eine eindeutige Beschreibung des vorgesehenen Empfängerkreises helfen den Beschäftigten bei ihrer Entscheidung.
Bei der Einführung und Betreuung von Microsoft 365 unterstützt unser innos Expertenteam Sie dabei, Lizenzanforderungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Freigabeabläufe zusammenzubringen. So lässt sich ein passender Pilot für Ihre Dokumente vorbereiten.
Nutzen für kleinere Unternehmen
Unsere Einordnung: Die Neuerung lohnt sich besonders, wenn Beschäftigte regelmäßig im Browser zusammenarbeiten und Informationen an wechselnde Projektpartner weitergeben. Weniger Wechsel zwischen Anwendungen kann die Hürde senken, Schutzregeln im richtigen Moment anzuwenden. Entscheidend ist aber, dass verständliche Bezeichnungen und klare Verantwortlichkeiten existieren.
Unser Team empfiehlt einen begrenzten Test mit zwei oder drei typischen Dateien und einem überschaubaren Personenkreis. Prüfen Sie, ob berechtigte Personen lesen und bearbeiten können und ob ein bewusst ausgeschlossenes Testkonto keinen Zugriff erhält. Dokumentieren Sie auch, wer später Rechte ändern darf und wohin eine Zugriffsanfrage geht. Eine kurze Anleitung mit einem realistischen Beispieldokument ist dabei hilfreicher als eine lange Liste technischer Einstellungen.
Planen Sie außerdem den Umgang mit Projektende und Personalwechsel. Wer kontrolliert bestehende Empfängerlisten? Wann werden Zugriffe überprüft? Der neue Dialog vereinfacht eine Handlung; ein nachvollziehbarer Prozess macht daraus eine verlässliche Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Ist die Funktion seit dem 14. April überall verfügbar?
Die Quelle meldet einen beginnenden Rollout. Die konkrete Verfügbarkeit und Konfiguration sind im eigenen Mandanten zu prüfen.
Kann ich im Web ein individuelles Ablaufdatum setzen?
Microsoft nennt eine Grenze: Die Web-Anwendungen unterstützen für diese Berechtigungen kein benutzerdefiniertes Ablaufdatum. Das gehört bei zeitlich begrenztem Zugriff in die Planung.
Wie beginnen wir ohne komplizierte Einführung?
Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Dokumenttyp, passenden Empfängern und einem Test für erlaubten sowie unerlaubten Zugriff. Danach können Anleitung und Freigabeprozess erweitert werden.
Vertrauliche Freigaben gezielt einführen
Für vertrauliche Angebote und Projektdateien braucht Ihr Team nachvollziehbare Zugriffsregeln. Unser innos Expertenteam unterstützt Sie bei Lizenzprüfung, passenden Vertraulichkeitsbezeichnungen und einem Pilotprojekt mit Zugriffstests. Daniel ist Ihr erster Ansprechpartner für den Einstieg.