Ein Wechsel zu Microsoft 365 beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Die Frage lautet nicht nur, wie E-Mails kopiert werden. Kalender, Kontakte, gemeinsame Postfächer und die künftige Anmeldung gehören genauso dazu. Ein klarer Plan macht sichtbar, was übernommen wird und was Ihr Team am Umstellungstag benötigt.
Was gehört wirklich zum Bestand?
Listen Sie Benutzer, E-Mail-Adressen und gemeinsam genutzte Postfächer auf. Prüfen Sie, wo Kalender und Kontakte gespeichert sind und ob lokale Archive existieren. Halten Sie auch Weiterleitungen und benötigte Zugriffsrechte fest. Ein Postfach, das selten geöffnet wird, kann trotzdem wichtige Nachrichten empfangen.
Ebenso wichtig sind die Domainverwaltung und die Zuständigkeiten: Wer kann die DNS-Einstellungen ändern? Wer kennt das bisherige System? Wer entscheidet über neue Konten und Lizenzen? Diese Antworten sollten vorliegen, bevor ein Umstellungstermin feststeht.
Das Verfahren bestimmt den Umfang
Microsoft bietet verschiedene Migrationswege. Bei einer IMAP-Migration werden E-Mails in den Postordnern übernommen; Kontakte, Kalender und Aufgaben gehören nicht dazu. Für diese Daten braucht es einen zusätzlichen passenden Weg. Bei anderen Ausgangssystemen können andere Verfahren infrage kommen. Die Microsoft-Übersicht zur Postfachmigration beschreibt diese Unterschiede.
Wir halten den vereinbarten Umfang fest und prüfen ihn zunächst an ausgewählten Postfächern. Dabei zählt nicht nur eine erfolgreiche technische Meldung: Die zuständigen Benutzer sollten auch nachvollziehen können, ob wichtige Ordner, Termine und Kontakte wie vorgesehen vorhanden sind.
Den Mailfluss bewusst umstellen
Der MX-Eintrag Ihrer Domain bestimmt, wohin eingehende E-Mails zugestellt werden. Seine Änderung und das Ende der Synchronisierung müssen zusammenpassen. Microsoft weist bei IMAP-Migrationen darauf hin, dass andere Systeme die geänderten DNS-Angaben erst übernehmen müssen. Das bisherige System sollte deshalb nicht einfach im selben Moment abgeschaltet werden. Der offizielle Ablauf enthält die entsprechenden Prüfungen.
Für das Team braucht es eine verständliche Information: Ab wann wird welches Postfach verwendet? Wie erfolgt die Anmeldung? Wer hilft bei Rückfragen? Nach der Umstellung prüfen wir mit Ihnen Empfang, Versand und die vereinbarten Daten. Einen pauschalen Ausschluss von Verzögerungen oder Datenproblemen ersetzt das nicht.
Nach der Migration weiterarbeiten
Der Wechsel ist zugleich ein guter Zeitpunkt, gemeinsame Postfächer, Zugriffsrechte und Ablagen zu ordnen. Daniel ist Ihr Ansprechpartner für Microsoft und IT bei innos. Wir begleiten Einrichtung, Datenübernahme und die Einführung im Team in einem abgestimmten Umfang.
Häufige Fragen
Bleiben unsere E-Mail-Adressen erhalten?
Das ist in der Regel mit Ihrer bestehenden Domain möglich. Wir prüfen Verwaltung und Voraussetzungen vor der Umstellung.
Übernimmt IMAP auch Kalender und Kontakte?
Nein. Eine IMAP-Migration überträgt E-Mails; für Kalender, Kontakte und Aufgaben ist ein zusätzlicher geeigneter Weg nötig.
Können wir das alte System sofort abschalten?
Erst nach den vereinbarten Prüfungen. Mailrouting, DNS-Änderung und letzte Synchronisierung müssen berücksichtigt werden.
Ein Wechsel zu Microsoft 365 beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Die Frage lautet nicht nur, wie E-Mails kopiert werden. Kalender, Kontakte, gemeinsame Postfächer und die künftige Anmeldung gehören genauso dazu. Ein klarer Plan macht sichtbar, was übernommen wird und was Ihr Team am Umstellungstag benötigt.
Was gehört wirklich zum Bestand?
Listen Sie Benutzer, E-Mail-Adressen und gemeinsam genutzte Postfächer auf. Prüfen Sie, wo Kalender und Kontakte gespeichert sind und ob lokale Archive existieren. Halten Sie auch Weiterleitungen und benötigte Zugriffsrechte fest. Ein Postfach, das selten geöffnet wird, kann trotzdem wichtige Nachrichten empfangen.
Ebenso wichtig sind die Domainverwaltung und die Zuständigkeiten: Wer kann die DNS-Einstellungen ändern? Wer kennt das bisherige System? Wer entscheidet über neue Konten und Lizenzen? Diese Antworten sollten vorliegen, bevor ein Umstellungstermin feststeht.
Das Verfahren bestimmt den Umfang
Microsoft bietet verschiedene Migrationswege. Bei einer IMAP-Migration werden E-Mails in den Postordnern übernommen; Kontakte, Kalender und Aufgaben gehören nicht dazu. Für diese Daten braucht es einen zusätzlichen passenden Weg. Bei anderen Ausgangssystemen können andere Verfahren infrage kommen. Die Microsoft-Übersicht zur Postfachmigration beschreibt diese Unterschiede.
Wir halten den vereinbarten Umfang fest und prüfen ihn zunächst an ausgewählten Postfächern. Dabei zählt nicht nur eine erfolgreiche technische Meldung: Die zuständigen Benutzer sollten auch nachvollziehen können, ob wichtige Ordner, Termine und Kontakte wie vorgesehen vorhanden sind.
Den Mailfluss bewusst umstellen
Der MX-Eintrag Ihrer Domain bestimmt, wohin eingehende E-Mails zugestellt werden. Seine Änderung und das Ende der Synchronisierung müssen zusammenpassen. Microsoft weist bei IMAP-Migrationen darauf hin, dass andere Systeme die geänderten DNS-Angaben erst übernehmen müssen. Das bisherige System sollte deshalb nicht einfach im selben Moment abgeschaltet werden. Der offizielle Ablauf enthält die entsprechenden Prüfungen.
Für das Team braucht es eine verständliche Information: Ab wann wird welches Postfach verwendet? Wie erfolgt die Anmeldung? Wer hilft bei Rückfragen? Nach der Umstellung prüfen wir mit Ihnen Empfang, Versand und die vereinbarten Daten. Einen pauschalen Ausschluss von Verzögerungen oder Datenproblemen ersetzt das nicht.
Nach der Migration weiterarbeiten
Der Wechsel ist zugleich ein guter Zeitpunkt, gemeinsame Postfächer, Zugriffsrechte und Ablagen zu ordnen. Daniel ist Ihr Ansprechpartner für Microsoft und IT bei innos. Wir begleiten Einrichtung, Datenübernahme und die Einführung im Team in einem abgestimmten Umfang.
Häufige Fragen
Bleiben unsere E-Mail-Adressen erhalten?
Das ist in der Regel mit Ihrer bestehenden Domain möglich. Wir prüfen Verwaltung und Voraussetzungen vor der Umstellung.
Übernimmt IMAP auch Kalender und Kontakte?
Nein. Eine IMAP-Migration überträgt E-Mails; für Kalender, Kontakte und Aufgaben ist ein zusätzlicher geeigneter Weg nötig.
Können wir das alte System sofort abschalten?
Erst nach den vereinbarten Prüfungen. Mailrouting, DNS-Änderung und letzte Synchronisierung müssen berücksichtigt werden.