Bei einer E-Rechnung zählt, welche Angaben tatsächlich in den strukturierten Daten stehen. Die BMF-FAQ vom 23. März 2026 erläutert diesen Punkt und den Nutzen einer Validierung. Für Unternehmen mit Odoo On-Premises ist das ein Anlass, den eigenen Rechnungsablauf an wenigen konkreten Belegen zu prüfen.
Die Daten müssen die Leistung verständlich abbilden
Nach der BMF-Erläuterung gehören die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in den strukturierten Teil. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht dafür nicht. Die Leistungsbeschreibung muss die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen; ergänzende Informationen können im Anhang stehen.
Für die betriebliche Prüfung bedeutet das: Ein gut lesbares Dokument allein beantwortet noch nicht, was ein empfangendes System verarbeitet. Unser Vorschlag ist, typische Rechnungspositionen aus dem eigenen Geschäft auszuwählen und den exportierten Beleg einschließlich seiner strukturierten Angaben gemeinsam mit der Buchhaltung zu betrachten.
Darstellung und Daten gemeinsam betrachten
Bei hybriden E-Rechnungen ist nach der BMF-FAQ im Abweichungsfall der strukturierte Rechnungsteil maßgebend. Deshalb sollte die Kontrolle nicht bei der sichtbaren Darstellung enden.
Ein sinnvoller Testfall aus dem Alltag eines Dienstleisters ist eine Position mit Artikelbezeichnung, konkreter Leistungsbeschreibung und ergänzendem Stundennachweis. Geprüft wird, welche Information wo landet und ob die Rechnung ohne eine zusätzliche mündliche Erklärung nachvollziehbar ist. Ein zweiter Fall kann mehrere Leistungen innerhalb eines Auftrags enthalten. Diese Beispiele sind Prüfvorschläge und keine Aussage über bereits umgesetzte Kundenprojekte.
Was eine Validierung leistet
Eine Validierung kontrolliert technische Formatvorgaben und Geschäftsregeln. Das BMF empfiehlt sie bei Erstellung und Versand, nennt sie aber nicht als unmittelbare Voraussetzung der steuerlichen Anerkennung.
Für KMU empfiehlt sich eine Kombination aus technischer und sachlicher Kontrolle. Eine technische Rückmeldung sollte im Ablauf verständlich eingeordnet werden: Wer sieht sie, wer klärt sie und wann darf der Beleg weiterbearbeitet werden? Zusätzlich prüft die zuständige Person, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich zum Auftrag gehört. Für steuerliche Einzelfragen bleibt die Abstimmung mit der Steuerberatung notwendig.
Die lokale Odoo-Installation konkret prüfen
innos bietet Odoo ausschließlich On-Premises an. Unser Team empfiehlt, vor einer Anpassung den eingesetzten Softwarestand, die installierten Rechnungs- und Lokalisierungsmodule sowie vorhandene Schnittstellen aufzunehmen. Aus der BMF-Erläuterung folgt keine Aussage, dass jede Odoo-Installation jeden Rechnungsfall automatisch vollständig prüft.
Praktisch beginnt die Prüfung mit einem exportierten Testbeleg. Das Team vergleicht die für den Geschäftsfall erwarteten Informationen mit den tatsächlich enthaltenen Daten und hält das Ergebnis fest. Anschließend werden abweichende oder fehlende Angaben dort korrigiert, wo sie entstehen: etwa in Stammdaten, Rechnungspositionen oder einer individuell angepassten Schnittstelle. Welche Stelle verantwortlich ist, muss anhand der konkreten Installation ermittelt werden.
Strukturierte Angaben bis zum Export nachvollziehen
Ein prüfbarer Odoo-On-Premises-Rechnungsprozess macht nachvollziehbar, wie Angaben aus Stammdaten und Positionen in den exportierten Beleg gelangen. Die März-Erläuterung des BMF ist ein Anlass, diese Zuordnung gezielt anzusehen. Unser Team klärt mit Ihrer Buchhaltung die verwendeten Module, nimmt repräsentative Rechnungsfälle auf und prüft das Mapping vorhandener Schnittstellen. Daraus lassen sich technische Anpassungen und Zuständigkeiten für die weitere Prüfung bestimmen. Informationen zur Begleitung Ihrer lokalen Installation finden Sie bei unseren Odoo-ERP-Leistungen.
Häufige Fragen
Reicht der Hinweis „siehe Anlage“?
Ist ein technisch geprüfter Beleg damit sachlich richtig?
Muss dafür sofort ein großes ERP-Projekt starten?
Ihre Rechnungsdaten gemeinsam nachvollziehen
Sie möchten wissen, wie die erwarteten Angaben in Ihren exportierten Rechnungen ankommen? Bringen Sie typische Belege, den Softwarestand und eine Übersicht Ihrer Schnittstellen mit. Justin Schenk ist Ihr Einstieg zu unserem Expertenteam der innos Systemhaus GmbH aus Schwäbisch Hall. Gemeinsam grenzen wir die technischen Prüffälle und offene Zuordnungen ein. Lesen Sie mehr über unsere Odoo-On-Premises-Begleitung und besprechen Sie anschließend Ihren konkreten Rechnungsablauf mit uns.