Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Dafür sind strukturierte Daten nötig, die eine Software verarbeiten kann. Für viele Unternehmen wird der Versand zum 1. Januar 2027 verbindlich. Der Empfang muss bereits seit 2025 möglich sein. Entscheidend sind die unterschiedlichen Fristen und der konkrete Rechnungsprozess.
Stand: 4. Oktober 2026 · Deutsche B2B-E-Rechnung
Welche Frist gilt für Ihr Unternehmen?
- Seit 1. Januar 2025: Empfang ermöglichen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Als Empfangsweg kann ein E-Mail-Postfach genügen. Empfang und Weiterverarbeitung sollten im Unternehmen geregelt sein.
- Bis 31. Dezember 2026: allgemeine Übergangsfrist
Für betroffene Umsätze können Aussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Papier bleibt möglich; eine gewöhnliche elektronische Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, benötigt die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Versand für viele Unternehmen verpflichtend
Die allgemeine Übergangsfrist endet. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr läuft die Verlängerung bis Ende 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Ausstellers, nicht der einzelne Rechnungsbetrag. Bestimmte EDI-Verfahren haben ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027.
- Ab 1. Januar 2028: Ende der Übergangsfristen
Die genannten Übergangsfristen enden; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden gilt diese B2B-Pflicht nicht.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Geltungsbereich und Rechnungsdefinition regelt § 14 UStG; die FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern Empfang und Anwendung.
Welche Ausnahmen bleiben?
Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen über umsatzsteuerfreie Kleinunternehmerleistungen können weiterhin sonstige Rechnungen sein. Ausgenommen sind auch steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können eigenen Vorgaben unterliegen.
Die Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmerleistungen sind in § 33 UStDV und § 34a UStDV geregelt.
XRechnung oder ZUGFeRD?
XRechnung übermittelt strukturierte XML-Daten. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Format, Profil und Pflichtangaben müssen die Anforderungen erfüllen. Das BMF nennt insbesondere ZUGFeRD ab Version 2.0.1; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Bei Abweichungen zwischen PDF-Darstellung und strukturierten Daten sind die Daten maßgeblich.
Die Formate erklären die KoSIT-Informationen zu XRechnung und die ZUGFeRD-FAQ von FeRD.
So unterstützt Odoo die E-Rechnung
Odoo unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Das passende Rechnungsformat wird am Kundenkontakt hinterlegt. Aus einer bestätigten Rechnung erzeugt Odoo beim Senden die elektronischen Rechnungsdaten. Für den Austausch über Peppol unterstützt Odoo unter anderem XRechnung CIUS; die Peppol-Registrierung ist auch in Odoo Community möglich. Peppol ist ein Übermittlungsweg und keine allgemeine Voraussetzung für jede deutsche B2B-E-Rechnung.
Grundlagen sind die offizielle Odoo-20-Dokumentation zur E-Rechnung und die deutschen Formate im offiziellen Odoo-Modul.
Eingangsrechnungen lassen sich per Upload oder über einen E-Mail-Alias des Einkaufsjournals übernehmen. Strukturierte XML-Dateien können direkt verarbeitet werden und benötigen dafür keine OCR-Guthaben. Belegprüfung, Freigabe und Buchung bleiben Teil des eingerichteten Ablaufs. Das beschreibt die Odoo-Dokumentation zur Belegverarbeitung.
Vom Format zum funktionierenden Ablauf
Wir beginnen mit Ihren Rechnungsfällen: Welche Kunden erhalten Rechnungen, welche Formate verlangen sie, und welche Daten liegen vor? Danach richten wir Stammdaten, Rechnungsformat und Empfangsweg ein.
In einer Testumgebung prüfen wir typische Fälle wie Leistungsrechnung, Gutschrift und unterschiedliche Steuersätze. Zum Test gehört, dass der Empfänger die erzeugte Datei verarbeiten kann. Gemeinsam legen wir fest, wer Belege prüft, wie Fehler korrigiert werden und wie die strukturierten Originaldateien aufbewahrt werden.
Die Einrichtung hängt von Odoo-Version, Modulen und Ihrem Ablauf ab. Die steuerliche Einordnung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab; innos kümmert sich um die technische Umsetzung und die Prüfung Ihrer Abläufe.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht eine normale PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und ist deshalb keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine ZUGFeRD-PDF kann die Anforderungen erfüllen, wenn eingebettete Daten und Profil passen.
Muss jedes Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen versenden?
Nein. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahres-Gesamtumsatz läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmerleistungen und Kleinbetragsrechnungen, bleiben bestehen.
Muss ich dafür auf Odoo 20 wechseln?
E-Rechnungsfunktionen gab es bereits in früheren Odoo-Versionen. Das zeigt beispielsweise die Odoo-17-Dokumentation. Entscheidend sind Versionsstand, Module und eine geprüfte Konfiguration. Wir prüfen Ihre Installation vor einer Update-Empfehlung.
Zum gesamten Rechnungsablauf: Vom Angebot über das Projekt zur Rechnung in Odoo.
Ihre E-Rechnung in Odoo vorbereiten
Wir sehen uns Ihren heutigen Rechnungsprozess an und klären die nächsten Schritte. Mehr über Odoo mit innos oder E-Rechnung mit uns besprechen.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Dafür sind strukturierte Daten nötig, die eine Software verarbeiten kann. Für viele Unternehmen wird der Versand zum 1. Januar 2027 verbindlich. Der Empfang muss bereits seit 2025 möglich sein. Entscheidend sind die unterschiedlichen Fristen und der konkrete Rechnungsprozess.
Stand: 4. Oktober 2026 · Deutsche B2B-E-Rechnung
Welche Frist gilt für Ihr Unternehmen?
- Seit 1. Januar 2025: Empfang ermöglichen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Als Empfangsweg kann ein E-Mail-Postfach genügen. Empfang und Weiterverarbeitung sollten im Unternehmen geregelt sein.
- Bis 31. Dezember 2026: allgemeine Übergangsfrist
Für betroffene Umsätze können Aussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Papier bleibt möglich; eine gewöhnliche elektronische Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, benötigt die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Versand für viele Unternehmen verpflichtend
Die allgemeine Übergangsfrist endet. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr läuft die Verlängerung bis Ende 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Ausstellers, nicht der einzelne Rechnungsbetrag. Bestimmte EDI-Verfahren haben ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027.
- Ab 1. Januar 2028: Ende der Übergangsfristen
Die genannten Übergangsfristen enden; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden gilt diese B2B-Pflicht nicht.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Geltungsbereich und Rechnungsdefinition regelt § 14 UStG; die FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern Empfang und Anwendung.
Welche Ausnahmen bleiben?
Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen über umsatzsteuerfreie Kleinunternehmerleistungen können weiterhin sonstige Rechnungen sein. Ausgenommen sind auch steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können eigenen Vorgaben unterliegen.
Die Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmerleistungen sind in § 33 UStDV und § 34a UStDV geregelt.
XRechnung oder ZUGFeRD?
XRechnung übermittelt strukturierte XML-Daten. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Format, Profil und Pflichtangaben müssen die Anforderungen erfüllen. Das BMF nennt insbesondere ZUGFeRD ab Version 2.0.1; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Bei Abweichungen zwischen PDF-Darstellung und strukturierten Daten sind die Daten maßgeblich.
Die Formate erklären die KoSIT-Informationen zu XRechnung und die ZUGFeRD-FAQ von FeRD.
So unterstützt Odoo die E-Rechnung
Odoo unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Das passende Rechnungsformat wird am Kundenkontakt hinterlegt. Aus einer bestätigten Rechnung erzeugt Odoo beim Senden die elektronischen Rechnungsdaten. Für den Austausch über Peppol unterstützt Odoo unter anderem XRechnung CIUS; die Peppol-Registrierung ist auch in Odoo Community möglich. Peppol ist ein Übermittlungsweg und keine allgemeine Voraussetzung für jede deutsche B2B-E-Rechnung.
Grundlagen sind die offizielle Odoo-20-Dokumentation zur E-Rechnung und die deutschen Formate im offiziellen Odoo-Modul.
Eingangsrechnungen lassen sich per Upload oder über einen E-Mail-Alias des Einkaufsjournals übernehmen. Strukturierte XML-Dateien können direkt verarbeitet werden und benötigen dafür keine OCR-Guthaben. Belegprüfung, Freigabe und Buchung bleiben Teil des eingerichteten Ablaufs. Das beschreibt die Odoo-Dokumentation zur Belegverarbeitung.
Vom Format zum funktionierenden Ablauf
Wir beginnen mit Ihren Rechnungsfällen: Welche Kunden erhalten Rechnungen, welche Formate verlangen sie, und welche Daten liegen vor? Danach richten wir Stammdaten, Rechnungsformat und Empfangsweg ein.
In einer Testumgebung prüfen wir typische Fälle wie Leistungsrechnung, Gutschrift und unterschiedliche Steuersätze. Zum Test gehört, dass der Empfänger die erzeugte Datei verarbeiten kann. Gemeinsam legen wir fest, wer Belege prüft, wie Fehler korrigiert werden und wie die strukturierten Originaldateien aufbewahrt werden.
Die Einrichtung hängt von Odoo-Version, Modulen und Ihrem Ablauf ab. Die steuerliche Einordnung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab; innos kümmert sich um die technische Umsetzung und die Prüfung Ihrer Abläufe.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht eine normale PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und ist deshalb keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine ZUGFeRD-PDF kann die Anforderungen erfüllen, wenn eingebettete Daten und Profil passen.
Muss jedes Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen versenden?
Nein. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahres-Gesamtumsatz läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmerleistungen und Kleinbetragsrechnungen, bleiben bestehen.
Muss ich dafür auf Odoo 20 wechseln?
E-Rechnungsfunktionen gab es bereits in früheren Odoo-Versionen. Das zeigt beispielsweise die Odoo-17-Dokumentation. Entscheidend sind Versionsstand, Module und eine geprüfte Konfiguration. Wir prüfen Ihre Installation vor einer Update-Empfehlung.
Zum gesamten Rechnungsablauf: Vom Angebot über das Projekt zur Rechnung in Odoo.
Ihre E-Rechnung in Odoo vorbereiten
Wir sehen uns Ihren heutigen Rechnungsprozess an und klären die nächsten Schritte. Mehr über Odoo mit innos oder E-Rechnung mit uns besprechen.